Les outils pour bien télétravailler et collaborer avec votre assistant

Le télétravail est désormais une pratique très appréciée par les entreprises. C’est une manière de réduire considérablement les dépenses de la société. De plus, tout le monte peut désormais faire appel à un assistant virtuel pour réaliser les tâches administratives, que ce soit un chef d’entreprise, un entrepreneur ou bien un particulier. Néanmoins, il est important d’utiliser les bons outils pour pouvoir télétravailler de manière efficace.

Utilisation d’outils de communication performante

Quand on travaille avec un assistant virtuel, la communication est extrêmement importante. Il est donc nécessaire d’utiliser des outils de communication efficaces pour pouvoir contacter son assistant à tout moment. La visioconférence est la plus recommandée pour communiquer en temps réel et réaliser des réunions en groupe. Pour cela, on peut utiliser Zoom, Skype ou bien Microsoft Teams. Toutefois, lorsqu’on est toujours en déplacement, le mieux est d’utiliser les applications comme Telegram, WhatsApp ou Viber. Elles sont extrêmement pratiques dans la mesure où elles sont utilisées via un Smartphone. Mais il ne faut pas non plus négliger l’usage de l’e-mail et les échanges de SMS. D’ailleurs, la communication par téléphone reste la méthode la plus rapide pour contacter son assistante dans les situations urgentes.

L’importance des outils de gestion de projets

Pour collaborer efficacement avec une assistante virtuelle, il est utile d’utiliser un outil de gestion de projet. On l’utilise pour pouvoir collaborer efficacement à distance. Il consiste aussi à répartir les tâches et réaliser des suivis. On peut par exemple utiliser l’application en ligne Trello. Cette dernière permet d’insérer les listes de tâches et de faire des check-lists. Il y a aussi Asana qui est accessible à 15 utilisateurs différents et simultanément. De plus, le logiciel est disponible en version gratuite. Sinon, il est possible de s’orienter vers Slack qui est un outil très complet. Il dispose de nombreuses fonctionnalités comme l’accès à un espace de travail en équipe. On pourra même passer des appels en groupe.

Les outils de collaboration et de partage

Pour pouvoir surveiller de près les activités de son assistante virtuelle, on pourra installer l’application TeamViewer. Celle-ci permet aussi de planifier une réunion. Pour le partage de fichiers, Wetransfer est l’outil idéal. Il est en mesure de partager un fichier jusqu’à 2 Go. Grâce à des notifications, le destinataire sera tenu au courant des fichiers partagés sur son poste de travail. Pour le stockage des fichiers et données importantes, Google Drive est intéressant. Cet outil peut classer facilement les documents chargés dans le cloud. En plus, il offre des options de partage très pratiques. L’espace de stockage gratuit de Google Drive atteint les 15 Go. Par ailleurs, on peut aussi s’orienter vers Dropbox qui s’avère être un outil de stockage offrant un mémoire de 2 Go. L’assistant travaillant à distance pourra synchroniser les fichiers enregistrés sur n’importe quel type support.